日本特殊塗料（4619） – 「内部統制システムに関する基本方針」の一部改定に関するお知らせ

各 位 2022 年 4 月 13 日 会 社 名 日 本 特 殊 塗 料 株 式 会 社 代 表 者 名 代 表 取 締 役 社 長 遠田 比呂志 (コード番号 4619 東証プライム)執 行 役 員 業 務 本 部 財務部長兼総務部長 力武 洋介 (TEL 03－3913－6134) 問 合 せ 先 「内部統制システムに関する基本方針」の一部改定に関するお知らせ 当社は、2022 年 4 月 13 日開催の取締役会において、「内部統制システムに関する基本方針」を 一部改定することを決議いたしましたので、下記のとおり改定後の内容をお知らせいたします。 記 １．取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制 （1）当社は、コンプライアンスが企業の存続、発展に必要不可欠であるとの認識のもと、取締役および使用人が法令および定款を遵守し、健全な社会規範のもとにその職務を遂行するため「日本特殊塗料グループ行動規範」および法令遵守規程を定める。（2）取締役会は、原則として月 1 回開催し、取締役間の意思疎通を図るとともに、相互に職務執行を監視・監督する。また、監査役による職務執行の監査を受け、必要に応じて外部専門家の活用を図ること等により、法令および定款に反する行為の未然防止に努める。（3）取締役は、他の取締役および使用人の職務の執行について、重大な法令違反その他コンプライアンスに関する重要な事実を発見した場合には、直ちに監査役、常務会および取締役会に報告し、その是正を図る。（4）内部監査部門として業務執行部門から独立した監査室を置くとともに、コンプライアンスの統括部署として知財・コンプライアンス室を設置し、コンプライアンス体制の構築・強化を図る。（5）法令違反その他コンプライアンスに関する事実についての内部通報体制を、法令遵守規程および内部通報規程に定め、その整備・運用を行う。（6）監査役は、当社のコンプライアンス体制および内部通報体制の整備・運用に問題があると認めるときは、意見を述べるとともに、改善策の策定を求めることができるものとする。２．取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制 （1）取締役の職務執行に係る情報については、法令や文書管理に関する社内規程等に基づき、適切かつ検索性の高い状態で保存および管理し、必要に応じて閲覧可能な状態を維持する。（2）情報の管理については、情報セキュリティや内部情報管理に関する諸規程、個人情報保護に関する基本方針を定めて、適正に管理する。３．損失の危険の管理に関する規程その他の体制 （1）リスク管理体制の基礎として危機管理規程を定め、個々のリスクについての管理責任者を決定し、経営に重大な影響を及ぼすおそれのあるリスクの未然防止に努める等、同規程に従ったリスク管理体制を構築する。（2）不測の事態が発生した場合には、社長を本部長とする対策本部を設置するとともに、必要に応じて顧問弁護士等を含む外部アドバイザリーチームを組織し、迅速かつ適切な対応により、事態の把握と損害の発生・拡大の防止に努める。また、事業継続に重大な影響を 与える事態に備え、事業継続計画（ＢＣＰ）の策定、事業継続マネジメントシステム （ＢＣＭＳ）の構築・運用により、事業への影響を最小限に止める体制を整える。 （3）化学メーカーとして重要な課題である「環境」と「安全」については、そのリスクを専管する組織として、「環境管理委員会」「安全衛生管理委員会」「製品安全管理委員会」等を 設け、担当部門が専門的な立場から、環境面、安全・衛生面、製品安全面の監査を行う。 ４．取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制 （1）取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制の基礎として、取締役会を月１回定期に開催するほか、必要に応じて適宜臨時に開催する。 （2）取締役会は、経営機構および各取締役の管掌業務を定め、各取締役は、取締役職能内規、 職制規程等に基づき、それぞれの業務執行を行う。 （3）取締役会の経営監督機能をより強化し、経営効率の向上や機動的な意思決定を図るため 執行役員を選任する。また、取締役が出席する常務会を毎週開催し、業務執行に関する 基本的事項および重要事項に係る意思決定を行う。さらに、執行役員を加えたメンバーで の経営企画会議を開催し、特に絞り込んだ重要なテーマについて議論を行う。 ５．当社およびその子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制 （1）当社、およびその子会社・主要な関連会社からなる企業集団（以下「グループ会社」と いう。）における業務の適正を確保するため、当社およびその子会社に適用される「日本 特殊塗料グループ行動規範」をはじめとした規範・諸規程を定め、コンプライアンス体制 の構築・強化を図る。 （2）グループ会社の経営の自主性および独立性を尊重しつつ、各社の健全性および効率性の 向上、グループ会社一体としての企業価値向上を図るため、関係会社管理規程に基づき、 グループ会社の適切な経営管理を行う。 （3）グループ会社における経営上の重要な事項については、当社の承認または当社への報告を求めるとともに、各社は業務執行状況・財務状況等を定期的に当社に報告するものと する。また、各社の事業運営やリスク管理体制などについて、各担当取締役が、総合的に （4）取締役は、グループ会社における重大な法令違反その他コンプライアンスに関する重要な事実を発見した場合には、直ちに監査役、常務会および取締役会に報告し、その是正を 助言・指導を行う。 図る。 （5）グループ会社が当社からの経営管理、経営指導内容が法令に違反し、その他コンプライ アンス上問題があると認めた場合には、各社の取締役、監査役および使用人は、監査室 または知財・コンプライアンス室に速やかに報告するものとする。監査室および知財・ コンプライアンス室は、直ちに監査役に報告するとともに、意見を述べることができる ものとする。監査役は、意見を述べるとともに、改善策の策定を求めることができるもの とする。 ６．監査役の職務を補助すべき使用人に関する当該使用人の取締役からの独立性に関する事項 （1）監査役がその職務を補助する使用人を置くことを求めた場合は、当社の使用人から監査役補助者を任命する。監査役補助者の評価は監査役が行い、監査役補助者の任命、解任、 人事異動、賃金等の改定については、監査役会の同意を得た上で、取締役会が決定する こととし、取締役からの独立を確保する。 （2）監査役補助者は、業務の執行にかかる役職を兼務しない。 ７．取締役および使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制 および監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制 （1）取締役および使用人は、当社の業務または業績に影響を与える重要な事項について、監査役に都度報告するものとする。前記に関わらず、監査役はいつでも必要に応じて、取締役および使用人に対して報告を求めることができるものとする。 （2）内部通報に関する規程を定め、その適切な運用を維持することにより、法令違反その他のコンプライアンス上の問題について、監査役への適切な報告体制を確保する。また、当該情報提供を理由とした不利益な処遇は、一切行わない。 （3）代表取締役は、監査役と適宜会合を持ち、業務報告とは別に会社運営に関する意見交換 などを行い、意思の疎通を図るものとする。 （4）取締役会は、業務の適正を確保する上で重要な業務執行の会議への監査役の出席を確保 （5）監査役は、会計監査人から会計監査内容について説明を受けるとともに、情報の交換を する。 行うなど連携を図るものとする。 （6）監査役は、監査の実施にあたり独自の意見形成を行うため、必要に応じて、会社の費用で法律・会計の専門家を活用することができるものとする。 ８．反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方 （1）当社は、法令および社会規範を遵守し、良識ある企業活動を行って社会に貢献することを目指す。 （2）当社は、反社会的勢力による不当な要求に一切応じず、毅然として対応し、反社会的勢力および反社会的勢力と関係ある取引先とはいかなる取引も行わない。また、その旨を行動規範に定め、役員および社員に周知徹底を図る。 （3）反社会的勢力に関する相談・通報窓口を知財・コンプライアンス室とし、事案の発生時には所轄警察署や顧問弁護士等、外部の専門機関と連携し、速やかに対応できる体制を構築する。 以 上